Anwendungsfall — Finanzabteilung im Mittelstand

Der Monatsabschluss ohne die Suche davor.

Konstruiertes Szenario — keine Kundenreferenz Szenario · 180 MA

Ein Maschinenbauer mit 180 Mitarbeitenden: DATEV, ERP, Bankkonten und Vertragsablage liegen getrennt. Jeder Abschluss beginnt mit Belegsuche und Rückfragen. Wir bauen das Gedächtnis über Belege, Verträge und Kontoauszüge — und Agenten, die vorbereiten, aber niemals zahlen.

Ausgangslage

Woran es hakt.

Belege liegen woanders als die Buchung

Die Buchung steht in DATEV, der Beleg im Postfach des Einkäufers, der Vertrag im DMS. Drei Systeme für eine Frage.

Der Abschluss frisst die erste Woche

Abgrenzungen, Rückstellungen, offene Posten: Jeder Monat beginnt mit derselben Suche nach denselben Unterlagen.

Forderungen altern unbemerkt

Wer wann gemahnt wurde und was der Kunde geantwortet hat, steht in Mailverläufen — nicht im System.

Was Studien dazu messen
6,4 Tage

Median bis zum Monatsabschluss; das schwächste Viertel braucht 10 Tage und mehr

APQC, 2.300 Häuser
4,8 Tage

schafft das beste Viertel — fast die Hälfte

APQC
86 %

der Finanzleute nennen fehlende Automatisierung als Bremse

Trintech Global Financial Close Benchmark

Fremdstudien, keine Dakoris-Zahlen. Sie beschreiben das Problem, nicht unser Ergebnis.

Was wir bauen würden

Gedächtnis zuerst, dann die Rollen.

Indizierte Quellen
DATEV SAP / ERP Bankkonten Vertragsablage Mail
Was dabei immer gilt
Kein Agent löst eine Zahlung aus
Jede Zahl mit Beleg als Fundstelle
Vier-Augen-Freigabe vor jedem Versand nach außen
Nachgebildete Rollen
Abschluss-Assistentsammelt Belege, Abgrenzungen und offene Posten vor — gebucht wird von Menschen 180 € / Monat
Forderungs-Agentverfolgt Zahlungsziele, entwirft Mahnungen — Versand nur nach Freigabe 150 € / Monat
Vertrags-Wächtermeldet Fristen, Preisgleitklauseln und Kündigungstermine vor dem Stichtag 120 € / Monat
Zielgrößen

Woran sich das messen ließe.

Zielgröße −6 Tage Dauer bis zum Monatsabschluss
Zielgröße 100 % Belegzuordnung mit Fundstelle
Zielgröße −12 Tage durchschnittliche Überfälligkeit

Zielgrößen aus dem konstruierten Szenario — keine gemessenen Kundenwerte.

Zahlungen bleiben beim MenschenKein Agent hat Zugriff auf ein Zahlungsmittel. Er legt vor, begründet und wartet. Freigeben tut ein Mensch mit Vollmacht — daran ändern wir nichts, auch nicht auf Wunsch.

Sprechen wir über Ihre Ausgangslage.

30 Minuten, ohne Vorbereitung Ihrerseits. Wir sagen Ihnen auch, wenn sich der Aufwand für Ihr Haus nicht rechnet.